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9 formas de controlar o saldo da conta financeira na empresa

10 de maio de 2019 / Consultoria / por Comunicação Krypton BPO

Encontrar formas de controlar o saldo da sua conta financeira faz toda a diferença entre o sucesso e o fracasso. Afinal, o domínio completo das questões monetárias é uma mola impulsionadora do empreendedorismo.

Nesse sentido, todas as tomadas de decisões devem ser baseadas na condição econômica da empresa: investimentos, contratações, demissões, partilha de ganhos, compras etc.

Muitos empresários acham esse tema complexo demais. Para começar, olhe para os valores a pagar e a receber. Embora sejam excelentes referências, esses itens não bastam para a saúde das finanças.

Também é crucial monitorar o fluxo de caixa, cortar gastos e respeitar os prazos para quitação de débitos, entre outras medidas. Está achando tudo muito confuso? Então acalme-se. Neste post, vamos dar algumas lições sobre gestão financeira para sua companhia pôr a casa em ordem. Confira!

 

1) Elabore um minucioso planejamento

Assim como você já faz com as suas atividades principais no seu segmento, é indispensável se programar também na área financeira. Por isso, tenha planilhas com os gastos fixos, com as despesas variáveis e ainda esteja alerta para emergências.

Tem sido muito comum entre os gestores a escolha de softwares especializados, tema que abordaremos com mais detalhes ainda neste artigo. Afinal de contas, conservar tudo manualmente e bem-arranjado é praticamente impossível.

Nesse sentido, o empreendedor tem razão ao achar as metodologias de finanças muito difíceis de serem colocadas em prática. O mais importante, porém, é que o planejamento financeiro esteja na lista de seus principais propósitos.

 

2) Aja com muita disciplina

Atualmente, muitos negócios extremamente promissores e lucrativos estão sofrendo com processos confusos, bagunçados e burocráticos. Qual o resultado disso? Imprecisão de dados, o que pode conduzir uma organização a escolhas equivocadas.

Contabilidade não é magia, portanto exige organização extrema. Com a total concentração no quesito finanças, é viável até mesmo antecipar problemas. No cotidiano, isso representa o fim das contas no vermelho e a total tranquilidade para honrar os compromissos.

 

3) Pague primeiro aos credores que dão abatimentos

Embora muita gente ache que a gestão financeira é enfadonha e cansativa, saiba que é necessário ser criativo na contabilidade. Muitos fornecedores, prestadores de serviços e órgãos que recolhem tributos dão desconto para quem paga adiantado.

Por essa razão, aproveite ao máximo essa regalia. Além de economizar, a empresa que adota essa postura obtém ganhos subjetivos, como a melhora de sua imagem e reputação. Lembre-se de que, no futuro, isso pode garantir mais facilidade na aquisição de crédito.

 

4) Crie políticas de consumo racional de recursos

Com ousadia, sempre é possível diminuir despesas, algo que invariavelmente ajuda no lado financeiro. Quer exemplos? A contratação e a demissão de funcionários estão atreladas a gastos. No primeiro caso, quando um colaborador novo chega, é essencial investir em treinamentos.

Na segunda hipótese, haverá desembolsos com indenizações. Por esse motivo, pense bem antes de admitir ou dispensar um trabalhador. Desenvolva um programa de conscientização para que tudo dentro da empresa seja consumido de forma moderada.

Muitos empresários não levam a sério a utilização mais consciente de papéis e impressões. Mas se você reduzir em 10% esse tipo de desembolso no mês corrente, quanto terá poupado em um ano? E em cinco?

O uso da energia elétrica é outro exemplo. Faça com que o ar-condicionado não seja ligado em dias com a temperatura mais amena. Vale a pena designar um subordinado para fazer um levantamento de tudo que pode ser aproveitado com mais inteligência estratégica.

 

5) Tenha um fundo para contingências

Entre as formas de controlar o saldo da sua conta financeira deve estar a criação de um fundo para se prevenir de contratempos. Imprevistos sempre acontecem, como já diz o velho ditado.

Por esse motivo, estabeleça uma regra para reservar mensalmente uma parte dos ganhos para essa conta. Dessa forma, ela se tornará uma proteção a mais para o cofre da companhia, protegendo-a de possíveis crises financeiras.

 

6) Fique atento aos prazos

Os fornecedores devem ser enxergados como protagonistas para o bom desempenho do negócio. Além da qualidade e do preço justo do serviço ou mercadoria, avalie a capacidade de negociar prazos para o pagamento. Não pensar nisso é um dos graves erros de gestão.

Por esse motivo, ao escolher seus parceiros, prefira aqueles mais flexíveis quanto ao tempo para honrar as dívidas. A ideia é conservar o caixa no azul enquanto você não recebe.

Por exemplo: sua empresa faz uma venda de 10 mil reais com prazo de dois meses para quitação de seu cliente. No entanto, essa companhia efetuou uma compra de mesmo valor, mas que deve ser paga em 30 dias.

Se você encontrar um fornecedor que receba no mesmo ritmo em que o dinheiro está previsto para entrar na sua conta, você terá uma enorme vantagem competitiva. Por falar em prazos, prepare-se para as obrigações fiscais. A cada ano, algumas datas limites oscilam. É crucial muita atenção na questão tributária.

 

7) Domine tudo o que acontece no estoque

Você deseja munir sua empresa com dados exatos que possam garantir a correta tomada de decisões? Quer ter uma visão panorâmica da saúde financeira da organização?

Então não se esqueça da relevância tática da supervisão do estoque. Os depósitos de uma empresa revelam muitas informações valiosas. Por isso, conhecer tudo que acontece com ele é imprescindível para estruturar o setor financeiro.

Quando o aprovisionamento está muito elevado, é o mesmo que deixar dinheiro parado sendo comido por traças. Caso você fique sempre de olho na armazenagem, poderá prever possíveis problemas, como uma baixa de vendas ou um produto que esteja sendo rejeitado pelo público. Na contramão disso, reservas insuficientes também são prejudiciais, já que impedem a entrada de dinheiro.

 

8) Recolha dados todos os dias

Têm sido recorrentes as reclamações dos gestores sobre a burocracia envolvida na boa gestão financeira. Afinal, as agendas estão sempre atribuladas, e é preciso conduzir times muitas vezes incompletos para a quantidade de serviços. Isso sem contar nas reuniões com clientes, com diretores e com outros parceiros.

Infelizmente, você terá de encontrar uma maneira de resolver esse imbróglio que é a falta de tempo. Isso porque uma das principais formas de controlar o saldo da sua conta financeira é realizar algumas providências essenciais diariamente, sem protelação ou desvios.

Você deve estar pensando: “impossível, não tenho condições para isso!”. Então serão necessárias outras soluções: contratar especialistas, partir para uma consultoria terceirizada ou quem sabe apostar na tecnologia para automatizar essas providências? Veja algumas tarefas que requerem execução diária:

 

  • análise bancária: nessa verificação, tenha atenção especial para as vendas com cartões. Isso porque uma parte dos valores terá de servir para pagar às adquirentes, companhias que operam e executam as movimentações financeiras com as compras em cartões de crédito e débitos. As adquirentes fazem a interligação entre o empreendedor, a instituição financeira e a bandeira do cartão;

 

  • monitoramento do fluxo de caixa: valores que entram e que saem devem ser descritos de forma detalhada em cada expediente. Lembre-se da precisão que você tanto deseja! Essa é uma conduta crucial para ter dados exatos;

 

  • contas a pagar e a receber: todos os dias é preciso revisar esses valores para nunca ser pego desprevenido. Dessa forma, se um gasto muito alto estiver na iminência de acontecer, você consegue rever alguns planos de investimentos.

 

9) Adote um software de ponta

Talvez a solução para seu problema seja um software de qualidade que possa oferecer segurança na proteção de dados e, ao mesmo tempo, a automatização dessas medidas todas. Fazer pagamentos e dar baixas manualmente em tempos de Indústria 4.0 é impraticável. Afora isso, você terá mais tempo para cuidar de outras demandas ligadas ao seu core business.

Sabemos como é importante fazer o controle diário de todos os débitos e créditos da conta financeira. É muito chato chegar um dia de um pagamento e sua conta não ter saldo disponível, faça seu controle para não ser pego de surpresa!

 

Veja o que preparamos para você fazer esse controle:

 

Você pode controlar pelo cadastro da conta financeira e saber o saldo em um determinado mês.

No momento que você for efetuar um pagamento de uma conta a pagar lançado no sistema, você saberá quanto tem disponível e quanto sobrará de saldo com o pagamento dessa conta.

Vamos a um exemplo prático? Selecione a despesa que você vai pagar (pode marcar várias se quiser), clica em “Simular Pag.”, escolha a opção de conta financeira que você quer pagar. Na parte inferior da tela, o sistema informa qual o saldo final da conta financeira selecionada. Existem também relatórios automáticos. Observe:

 

  • fechamento da conta financeira: onde o sistema vai dar todo o histórico das entradas e saídas da conta selecionada;

 

  • resumo da conta financeira: o sistema vai detalhar as receitas e as despesas que fizeram parte das movimentações da conta selecionada;

 

  • saldo da conta financeira: o sistema informará o saldo da conta até a data informada.

 

Como você já deve ter notado, existe uma gama muito extensa de formas de controlar o saldo da sua conta financeira. A maioria dessas medidas, porém, requer trabalho e consome tempo.

Com o suporte da tecnologia, tudo fica mais simples: você tem segurança de dados, relatórios didáticos e sempre disponíveis, exatidão dos registros, entre outros benefícios. Assim, sua empresa finalmente ficará padronizada na gestão econômica.

 

Fonte: Fortes Tecnologia

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