Você utiliza tecnologia de ponta na sua empresa? Ou ainda está muito ligado ao mundo offline? Cada vez mais as companhias precisam se conectar com questões digitais sob o risco de ficarem defasadas. As ferramentas de colaboração, por exemplo, podem proporcionar mais agilidade na realização de tarefas e aumentar o lucro da companhia — o que é muito interessante, não é mesmo?

Você ainda tem dúvidas sobre como a tecnologia pode ajudá-lo a melhorar os processos? Conheça algumas soluções que já são usadas pelas principais empresas do país e todos os benefícios que elas podem oferecer!

O que são as ferramentas de colaboração e quais os benefícios que oferecem?

Elas permitem a comunicação entre diversos setores da empresa e facilitam o compartilhamento de dados e ideias. Podem ser constituídas de soluções online ou softwares em plataformas SaaS (Software as a Service ou software como serviço).

O principal objetivo dessas ferramentas de colaboração é a interação entre as equipes que atuam dentro e fora da companhia. Isso pode facilitar a realização de reuniões remotas, o envio de arquivos para o fechamento contábil ou a gestão dos colaboradores. Elas oferecem muitos benefícios para as organizações. Entre eles estão:

• aumento de produtividade;
• integração das equipes;
• melhora na comunicação;
• redução de erros;
• visualização das informações de qualquer lugar com acesso à internet;
• automação de fluxos de trabalho.

A empresa que pretende continuar no mercado e conquistar novos espaços precisa investir em soluções de colaboração. A capacidade de uma equipe se comunicar com agilidade e resolver as situações do dia a dia é crucial para manter clientes satisfeitos.

Além disso, elas auxiliam na organização e automação de processos, na gestão e controle de documentos e na resolução rápida das atividades burocráticas. Para complementar, o gestor consegue ter uma visão panorâmica do negócio e do desenvolvimento das tarefas realizadas pelas equipes de diversos setores. Somado a isso, muitas ferramentas de integração ainda ajudam a reduzir os custos da empresa, uma vez que diminuem o desperdício e o tempo investido em uma demanda específica.

Principais ferramentas de colaboração que podem contribuir com a sua empresa

Se você não quer ficar para trás diante de um mercado competitivo e digital, está na hora de conhecer as principais ferramentas colaborativas:

Comunicação integrada e online

Uma comunicação ágil e eficiente entre os colaboradores é essencial para o sucesso de qualquer empresa. As falhas de comunicação são os principais responsáveis por erros na execução de tarefas e resultados negativos.

Logo, as soluções que contribuem para um diálogo eficaz também auxiliam no desempenho da empresa. O e-mail corporativo, por exemplo, funciona como um mecanismo mais formal para o agendamento de reuniões, aprovação de procedimentos e relacionamento com o cliente.

Já as ferramentas online como Google Hangouts, Slack, Skype ou Appear.in permitem o compartilhamento de arquivos e a comunicação mais direta entre os colaboradores. Se um funcionário precisa fazer uma pergunta ao gestor, por exemplo, ele pode enviá-la pela solução e receber uma resposta prontamente.

Essas soluções também facilitam a comunicação com pessoas que estão em visitas a clientes ou que trabalham remotamente. Por meio de videoconferências, é possível acertar o início de novos projetos, esclarecer uma dúvida de um cliente ou contatar um fornecedor.

Documentos compartilhados na nuvem

Outras ferramentas que começam a fazer parte do dia a dia das corporações são aquelas que permitem o envio e compartilhamento de documentos na nuvem. Dessa forma, os e-mails não ficam sobrecarregados e os dados ficam protegidos por sistemas de segurança. O Dropbox, por exemplo, permite a centralização de arquivos em um único lugar. Eles são salvos automaticamente e podem ser acessados de qualquer ambiente com acesso à internet. Assim, se você estiver em uma viagem de negócios poderá visualizar as informações antes de uma reunião pelo seu celular ou tablet. Há soluções disponíveis para todos os tamanhos de equipes.

O Google Drive já é muito popular entre os usuários do Gmail. Ele não só armazena arquivos, como permite a criação de documentos em textos, planilhas e apresentações em slides. Os materiais podem ser acessados de dispositivos conectados à internet. Essas soluções aumentam a segurança dos documentos da empresa, uma vez que os arquivos são armazenados na nuvem e podem ser acessados somente por pessoas autorizadas.

Softwares de integração

Muitas soluções tecnológicas também permitem a integração entre os setores da empresa, como o departamento de recursos humanos, área contábil, equipe de compras e gestão de estoques. Dessa maneira, elas permitem a colaboração entre os funcionários e auxiliam no aumento da produtividade. Além do mais, você consegue evitar a falta de mercadorias em estoque para desenvolver seu produto ou, até mesmo, o erro no cálculo de impostos. Esses softwares ainda auxiliam a automação de muitas atividades burocráticas, como geração de boletos, notas fiscais eletrônicas e controle dos inadimplentes.

Quem ganha com isso? Todos! Desde gestores e colaboradores a clientes, pois as entregas de mercadorias são realizadas rapidamente, as finanças podem ser monitoradas e os funcionários têm mais tempo para realizar demandas que exigem mais atenção e pesquisa.

Gestão de projetos

A tecnologia também contribui com o gerenciamento de projetos e atividades. Algumas soluções dão uma ampla visualização sobre o estágio em que uma tarefa está e o prazo previsto para conclusão. O Trello, por exemplo, tem uma estrutura de quadros em que as tarefas são listadas e o gestor pode inserir as pessoas envolvidas e o prazo de conclusão. Também podem ser anexados arquivos considerados essenciais para atender a demanda. Você também consegue acompanhar o progresso e criar lembretes de compromisso.

O Basecamp é outra solução para a colaboração entre as equipes. Ele possui lista de tarefas, documentos e permite o compartilhamento de arquivos e mensagens. Ele pode ser utilizado em dispositivos móveis dos sistemas Android e iOS.

Fonte: Fortes Tecnologia