De acordo com dados da Harvard Business Review, executivos gastam cerca de 23 horas por semana em reuniões. Dentre eles, 73% reconhecem que fazem outro trabalho durante esses encontros corporativos. Pior ainda: assumem se perder e “sonhar acordados” durante a tarefa.

Por utilizar o tempo precioso dos funcionários, toda reunião deveria ser produtiva. O que fazer então para que isso aconteça? É aí que o Design Thinking age! Aplicando os conceitos dessa abordagem nas suas reuniões, é possível otimizar o tempo gasto e encontrar soluções facilmente.

O que é e para que serve o Design Thinking?

O Design Thinking é um modelo mental que resolve problemas complexos. Ele propõe a busca de melhorias que geram valor real para pessoas e organizações.

Usando conceitos vindos da área do design, como a busca por soluções mais eficientes, essa abordagem é uma forma de criar processos mais inteligentes e de desenvolver soluções inovadoras a partir da empatia. Afinal, em seu processo, o componente humano é o centro e o foco da criação – é o que chamamos de human-centered.

Sua utilização é comum na criação de novos produtos e na otimização de processos empresariais. As reuniões são uma dessas situações possíveis de se aplicar o Design Thinking.

Como planejar uma reunião usando Design Thinking?

Ter uma abordagem centrada nas pessoas para as reuniões significa se distanciar do que é tradicional, significa ir além! O Design Thinking é um facilitador da inovação nas empresas e, por que não encarar as reuniões como uma oportunidade para exercitá-la?

Começaremos pelo planejamento da reunião. Antes de organizar o encontro, pratique a empatia prevista no Design Thinking e coloque-se no lugar dos participantes:

• Quem são eles e por que eles serão convidados?;
• Quem são as pessoas que não participarão da reunião, mas ainda assim serão impactadas por ela?;
• Quais são os desafios dessas pessoas e como a reunião ajudará ou prejudicará na sua superação?
• Converse com esses colaboradores, ouça o que eles têm a dizer e como podem contribuir antes de oficializar qualquer assunto da reunião.

Defina o propósito da reunião

 Nunca marque encontros que reúnam pessoas apenas por reunir. Mesmo em reuniões curtas, recorrentes ou que acontecem by default, planeje de forma que os funcionários sentirão que o seu tempo está sendo bem gasto.

Um erro comum de reuniões improdutivas é não ter um propósito bem definido. Com base no que pesquisou e ouviu dos funcionários, qual seria o resultado ideal para o seu encontro? Pergunte-se: caso tudo dê certo na reunião, o que os envolvidos sentirão?

Como a vida e o trabalho deles serão impactados? O Design Thinking é muito bom para mudar essa perspectiva – tenha em mente o problema que você deseja resolver.

Como deixar sua reunião mais produtiva?

Tendo um propósito bem definido, que vai gerar valor real para seus envolvidos, é hora de usar o Design Thinking para tornar a reunião mais produtiva. O conceito é um bom caminho para encontrar soluções com base na empatia, no diálogo e na construção coletiva.

O Design Thinking levanta pontos de vista diferentes e tenta convergi-los, a fim de criar protótipos e testar hipóteses. Na prática, aplicar isso em uma reunião é possível e dependerá da forma como ela é conduzida. Alguns elementos para focar na hora de transformar a sua reunião, partindo do ponto de vista do Design Thinking:

Defina e conheça o seu caminho

O Design Thinking é uma abordagem estruturada que segue algumas etapas padronizadas. Isso não quer dizer, por outro lado, uma rigidez imutável no processo que é seguido. No Design Thinking e na sua reunião, é importante ter um caminho a ser percorrido, mas encarado sem rigidez.

Uma reunião é formada por pessoas e, portanto, deve existir espaço para errar, voltar atrás e  redefinir estratégias. Se a sua reunião tiver um propósito claro e buscar resolver questões reais e importantes, isso não será problema!

Melhore a experiência na prática

Durante a reunião, use recursos e ferramentas que podem deixar o tempo mais dinâmico e impulsionar a produtividade. Um bom exemplo disso é o uso de post-its.

Post-its são práticos, chamativos e servem para organizar e facilitar o processo de levantamento de ideias. Além disso, os pedacinhos de papel colorido têm um apelo visual forte, o que melhora a visualização das informações da reunião. Além dos post-its, experimente também utilizar apresentações interativas, quadros de anotações e o máximo de recursos que podem dinamizar o espaço e a experiência da reunião.

Faça diferente

Como em um curso de Design Thinking, aproveite a sua reunião para quebrar padrões de formato, espaço e dinâmicas! Pensando na experiência que será proporcionada às pessoas, adapte a sua reunião para um local que permita mais dinamismo e troca de conhecimentos, por exemplo. Além disso, use e estimule a criatividade e não se prenda tanto ao tempo (na medida do possível) quanto às necessidades e ambições reais de quem está participando da reunião.

 Teste, valide e refaça

Todos os pontos que levantamos até aqui, são ideias que podem melhorar a experiência de quem participa das reuniões. Também como na abordagem, tente e teste novos formatos e modelos de reunião.

Como no Design Thinking, erros e falhas nos processos fazem parte. O que der certo, ótimo! O que não der, refaça e tente novamente.

Fonte: Sobre Administração