Contratar um serviço de email profissional é, sem dúvidas, um passo fundamental para acrescentar valor ao seu negócio, porque, além de garantir muito mais credibilidade na troca de informações, a utilização de uma ferramenta email corporativa trará muito mais segurança para quem as recebem – seus clientes e fornecedores.

Entre grandes empresas, o uso de email profissional é uma realidade comum, mas para as PMEs, ainda há empecilhos – e bastante desinformação – no que tange à implementação de serviços de endereços eletrônicos. Com o objetivo de educar e propagar os benefícios advindos dos emails profissionais, a Penso Tecnologia decidiu escrever este artigo definitivo sobre o uso e recursos que um email profissional é capaz de entregar a sua empresa, aumentando a organização, agilidade e crescimento de suas operações.

O QUE É UM EMAIL PROFISSIONAL?
Você já reparou que quando recebe um email de alguma grande empresa, o que aparece após o @ é, geralmente, o nome da própria corporação? Abra a sua caixa de entrada pessoal e confira!

Isso acontece porque a companhia optou por personalizar sua comunicação interna e a que tem com o cliente. Por isso, ela contratou um email profissional com domínio próprio, ou seja, esse extra que vem depois da @.

MAS QUAL A DIFERENÇA ENTRE UM EMAIL PROFISSIONAL E UM COMUM?
Enquanto um email simples utiliza o domínio do provedor em que se está hospedado, como @gmail.com ou @hotmail.com, o email profissional permite o uso do domínio do proprietário, criando um endereço próprio. Esse novo nome pode ser escolhido livremente, mas não pode repetir um já existente.

Além disso, o email profissional permite o uso de uma hospedagem de dados, um lugar aonde as mensagens eletrônicas trocadas serão armazenadas, além de outras funções de arquivamento e compartilhamento de informações, como geração de pastas públicas, privadas e até seletivas, em que o acesso é permitido apenas a pessoas interessadas ou de níveis hierárquicos diferentes dentro da empresa.

Há também uma vantagem importante do email profissional sobre o comum, que é a qualidade do suporte técnico oferecido. Com o vínculo profissional, o contato com especialistas e a agilidade das operações de manutenção/solução de problemas são garantidos, o que não se pode dizer do uso de emails comuns.

Se tratarmos do ponto de vista legal, quando existe um contrato entre partes, com pagamento e garantias constitucionais e de direito, o email profissional oferece uma segurança jurídica incomparável com a do serviço comum. O seu capital investido e os seus dados estarão, com certeza, em melhores mãos do que anteriormente.

QUAIS AS PRINCIPAIS VANTAGENS DO EMAIL PROFISSIONAL?
Antes de tratarmos dos itens mais técnicos do email profissional, os benefícios mais visíveis são a personalização e consequente profissionalização do seu negócio.

Para comprovar essa qualidade, daremos um exemplo bastante elucidativo: pense que você está cotando duas empresas para realizar uma instalação de pia em sua casa. Ambas têm preço e portfólio parecidos, mas na hora de te enviarem os emails com os orçamentos, os endereços são pedrinho123@hotmail.com e Josiascolaborador@PiasDeOuro.com. Neste caso, são notórios o comprometimento da segunda empresa com a imagem e com o profissionalismo no diálogo com seus clientes. Dessa forma, há maior propensão a se fechar negócio com quem enviou o segundo email.

Agora, elencando as vantagens mais técnicas do email profissional, vale ressaltar a segurança de dados e a proteção jurídica. Em tempos em que a privacidade está mais valorizada do que nunca, é importante manter seus dados inacessíveis às mazelas das redes.

SEGURANÇA: Quando se contrata um email profissional, a empresa recebe serviços de antivírus e antispams para formular o seu servidor, o que garante um reforço essencial no combate a hackers e falhas de sistema.

RESPALDO JURÍDICO: Legalmente falando, reforçamos o que dissemos anteriormente: quando realiza-se um contrato, embute-se nele uma série de garantias ao consumidor, fazendo com que o email profissional ofereça uma segurança jurídica incomparável, resguardando tanto o seu capital quanto os seus dados.

PRODUTIVIDADE: A operacionalidade é outro fator revolucionado ao se incorporar um email profissional. Com ele, você é capaz de hierarquizar arquivos dentro do servidor, permitindo o acesso remoto apenas a quem interessar dentro da sua empresa. Há também outras (dezenas de) possibilidades, como a de rastrear todas as atividades feitas pelos emails do mesmo servidor ou ser notificado sempre que arquivos forem abertos/mudados de pastas.

SUPORTE: Outro ponto crucial do email profissional é a qualidade do suporte técnico oferecido. Perder clientes e negócios por causa de falhas de comunicação é uma lástima que pode ser encerrada com um excelente auxílio de profissionais capacitados. A maioria dos provedores de email gratuitos não oferece um suporte técnico por causa da quantidade de pessoas que atende, fazendo com que seus usuários sejam reféns de chats e fóruns para sobreviverem aos erros do sistema. Portanto, fuja dessas dores de cabeça contratando um bom email profissional.

CUIDADOS NA UTILIZAÇÃO DO EMAIL PROFISSIONAL
É muito importante que você e seus colaboradores tenham a consciência de que o email corporativo requer alguns cuidados essenciais para integridade do seu negócio. Tome nota dos principais erros na utilização de um email profissional que devem ser evitados:

• O uso do email corporativo é exclusivo para assuntos profissionais;
• O seu email não deve ser exposto na internet. Mantenha-se sempre atento às políticas de privacidade dos sites em que realizar cadastros.
• Nunca forneça seus dados caso haja desconfiança acerca da idoneidade da plataforma em questão;
• Muita atenção com anexos, pois, muitos cyberataques são parasitas de arquivos anexados;
• Abra somente anexos de remetentes que já conhece ou confia, sempre atento aos emails de fontes suspeitas. Se estiver desconfiado, não os abra e faça uma varredura com AntiVírus;
• Utilize senhas complexas e faça atualizações periódicas;
• A senha deve conter, no mínimo, 8 caracteres, misturando letras maiúsculas e minúsculas, além de números e símbolos, evitando repetições;
• Faça frequentemente o backup do seu volume de dados;

Fonte: Penso
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