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Mapeamento de processos: o que é e como fazer em passos simples?

9 de setembro de 2019 / Consultoria / por Comunicação Krypton BPO

Se você atua como gestor de uma empresa, sabe bem que rotina de trabalho é embasada na realização de diversos processos. Por meio do mapeamento de processos, é possível ter uma visão clara a respeito das peculiaridades de cada um deles. Essa visão panorâmica é imprescindível para que você, gestor, consiga enxergar quais pontos precisam ser melhorados.

Interessado em saber o que é esse mapeamento de processos e quais os benefícios que ele oferece a sua empresa? Continue com a gente para descobrir, além de conhecer as etapas que compõem este tipo de mapeamento!

O que é um mapeamento de processos?
Este procedimento consiste na observação e registro das etapas que envolvem um determinado procedimento. Para que o mapeamento seja eficaz, é importante que o acompanhamento documente todas as fases exigidas para a conclusão da operação. Portanto, vale frisar que nenhuma etapa pode ficar de fora do mapeamento.

Quais são as vantagens de mapear processos?
O mapeamento de processos gera muitos resultados benéficos para qualquer tipo de organização. A seguir, nós apresentaremos as principais vantagens relacionadas a este impressionante método descritivo. Confira!

Identificação de gargalos
Independentemente do ramo de atividade, toda empresa está sujeita a sofrer algum tipo de gargalo, o qual pode ser operacional ou administrativo. Fato é que os gargalos interrompem o fluxo de um processo, tornando-o lento.

Tal lentidão tende a criar uma espécie de fila. Os efeitos na produtividade são proporcionais ao nível de dependência do processo seguinte em relação ao processo problemático. Dito de outro modo: os gargalos travam as operações, impedindo o pleno desenvolvimento do negócio. Em algum momento, as consequências atingirão as receitas da empresa.

Muitas empresas sabem bem que há algum gargalo, mas nem todas conseguem localizá-lo com precisão. Durante a descrição do processo, essa tarefa é consideravelmente facilitada. Feito isso, basta redesenhar a fase falha do processo em questão.

Estimativa de custos
Você sabe dizer exatamente quanto custa a execução dos processos efetuados pela sua empresa? Se não, deveria. Afinal, um processo só deve ser mantido a partir do momento em que ele seja viável financeiramente para o negócio. Logo, a empresa precisa saber quanto está gastando para manter todos os seus processos ativos.

Abertura para a inovação
Mesmo que um processo caro ofereça ótimos resultados, sempre há um jeito mais inteligente de manter o desempenho ou até superá-lo. Portanto, o mapeamento de processos também apresenta um ambiente propício à introdução de métodos inovadores e muito mais produtivos.

Trata-se de uma oportunidade incrível para levar a empresa a outro patamar de desenvolvimento. Nós falando acerca de uma organização que se preocupa em observar as tendências tecnológicas do mercado. Atualmente, a adesão a ferramentas desenvolvidas com tecnologia de ponta é indispensável para as empresas que querem alçar voos mais longos.

Otimização e padronização
A adoção de métodos inovadores promove uma profunda otimização dos processos, além de deixá-los mais padronizados. Com a implantação dos métodos mais adequados, a empresa conseguirá:

  • eliminar os gargalos;
  • diminuir os custos;
  • ampliar a receita;
  • aumentar o lucro e o valor da marca no mercado.

Quais são os passos necessários para mapear os processos da minha empresa?
Todas essas vantagens estão a um passo das suas mãos. Para atingi-las, você só precisa seguir este passo a passo:

1. Determine os processos a serem mapeados
Se houver um número elevado de processos, eles deverão ser mapeados em bloco. O ideal é, em algum momento, mapear todos eles. No início, entretanto, estabeleça quais são os mais prioritários.

2. Defina a finalidade de cada processo
Em princípio, todos os processos adotados pela empresa deveriam conter um propósito. Então, antes de iniciar o mapeamento em si é preciso apresentar qual era a finalidade inerente a cada processo. Com essa informação em mãos, basta verificar, antes de tudo, se o tal processo cumpre a função esperada.

Caso a expectativa não se concretize, é preciso analisar se o processo em questão é realmente indispensável para a cadeia produtiva. Ocasionalmente, o processo simplesmente nem deveria existir. Caso ele não possa ser retirado, será necessário remodelá-lo.

3. Identifique as entradas e saídas
Todo processo receberá algum elemento para dar início à operação. Na outra ponta, os procedimentos executados devem gerar algum resultado, que poderá ser utilizado no processo seguinte e, assim, sucessivamente.

Com isso em mente, liste todas as entradas e saídas dos processos. Nesta fase do mapeamento, é importante constatar qual é o valor agregado por cada processo no conjunto da obra.

4. Reconheça quem são os atores dos processos
Aqui, nós estamos falando de todos os stakeholders imagináveis. Logo, você deve avaliar qual é o impacto (positivo ou negativo) de cada processo sobre as pessoas envolvidas a ele.

O processo de recebimento da matéria-prima de um fornecedor, por exemplo, é satisfatório? E quanto ao desempenho das máquinas utilizadas? Qual o nível de engajamento dos colaboradores na execução das tarefas? Os clientes estão satisfeitos com a qualidade do serviço ou produto oferecido pela empresa ao término da cadeia de processos? Todos esses questionamentos devem ser respondidos.

O que vem depois do mapeamento desses processos?
Após a finalização das etapas, você obterá um registro precioso, o qual precisa ser utilizado de maneira estratégica. Afinal, a simples descrição dos problemas não os elimina. Ao mapear os processos da sua empresa, você tende a descobrir problemas que eram inimagináveis.

Além disso, a solução das falhas dos processos não é a última etapa. Lembre-se que você terá de monitorar os novos resultados, gerados após a remodelação dos processos. Então, como gerenciar os processos da sua empresa de uma maneira simples, objetiva, moderna e eficaz?

Bom, existem diferentes formas de se fazer isso, mas uma se sobressai sobre as demais: utilizar uma gestão automatizada e digital. Após um mapeamento de processos abrangente e detalhado, você precisa de um sistema de gestão especialmente desenvolvido para o seu modelo de negócio.

Fonte: Fortes Tecnologia
Imagem: Negócio foto criado por pressfoto – br.freepik.com

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